أنظمة المعلومات
دافيد بالكين
تشمل أنظمة المعلومات كل ما يتعلق بتقانة المعلومات من أجهزة وبرمجيات، بالإضافة إلى الموارد البشرية التي تحول البيانات إلى معلومات.
تستخدم أنظمة المعلومات الحديثة ما يسمى بـ (مراقب الأعمال) لتحليل المعلومات، ويمكننا أن نميز أنواعاً مختلفة من أنظمة المعلومات في الشركات.
أنظمة المعلومات التشغيلية:
يحفظ نظام معلومات التشغيلية السجلات، ويدعم العمليات والقرارات على مستوى استراتيجي. يمكن أن تكون هذه الأنظمة جزءاً من نظام معلومات الإدارة بشكل حقيقي، وإلا تبقى أنظمة منعزلة.
أنظمة ضبط المعالج:
وتستخدم لمراقبة وتشغيل الجهاز والأجهزة الأخرى. يمكن أن يقوم نظام ضبط المعالج بتحذير المشغل عند ارتفاع درجة حرارة الجهاز، على سبيل المثال، أو يمكن أن تضبط سرعة الحزام الناقل.
أنظمة الأتمتة المكتبية:
وتستخدم لحفظ البيانات ونشر المعلومات المطلوبة للشركة. على سبيل المثال، تستطيع أنظمة البريد الإلكتروني وأنظمة الاتصال الإلكتروني الأخرى بنشر المعلومات عبر الشركة، وإلى زبائن الشركة، بل وإلى الجماهير أو العامة.
أنظمة معالجة الصفقات Transaction Processing:
وتستخدم لحفظ البيانات الخاصة بالصفقات مثل المخزون، المبيعات، عمليات الشراء... يمكن الاستفادة من المعلومات المأخوذة عن أنظمة معالجة الصفقات في عمليات فوترة الزبائن، وإدارة جداول الرواتب في الشركة. تمتلك العديد من مراكز التسوق أنظمة معالجة الصفقات تتصل بصناديق المحاسبة. تسجل هذه الأنظمة بيانات حول البنود المباعة، والفواتير المسددة، وتفيد البيانات المأخوذة من أنظمة معالجة الصفقات في صنع القرارات الإدارية.
أنواع أخرى من أنظمة المعلومات:
إلى جانب أنظمة المعلومات التشغيلية، وأنظمة معلومات الإدارة يوجد بعض أنظمة المعلومات المتقدمة التي تم تطويرها، فأنظمة الخبير على سبيل المثال تعتبر أكثر أنظمة المعلومات المعقدة توفراً.
نظام الخبير:
يستخدم نظام الخبير المعرفة البشرية في الحاسوب لحل المشكلات التي تحتاج عادة إلى خبرة بشرية. تعتبر أنظمة نوع من الذكاء الصناعي. المبدأ الذي تقوم عليه هذه الأنظمة هو اللجوء إلى المعرفة المتخصصة بمشكلة معينة، تطبيق المقدمات والنتائج، شرح الحل، ومن ثم التعلم من التجربة.
أنظمة الشبكة العصبية:
هناك أيضاً أنظمة الشبكة العصبية كنوع آخر من أنظمة المعلومات. يحاكي البرنامج الحاسوبي هذا خلايا الدماغ وتستطيع الأنظمة فيه من التمييز بين النماذج أو الأنماط والاتجاهات من خلال إعادة ربط مئات المتغيرات. يمكن لهذه الأنظمة أن تنجز العديد من العمليات بشكل متزامن، مع إدراك الأنماط، وإجراء الروابط، وتعميم المشكلات التي لم تصادفها من قبل، والتعلم من خلال التجربة.
أنظمة معلومات الإدارة:
بالطبع ليست جميع أنظمة المعلومات أنظمة معلومات إدارة. نظام معلومات الإدارة management information system (MIS) هو نظام معلومات يقدم المعلومات للمدراء لمساعدتهم في صنع القرارات. وبالرغم من أن برامج MIS تقدم عادة الدعم للإدارة الإستراتيجية، فإن جميع أنواع الإدارة اليوم تستخدمها بشكل أساسي.
يحتاج مدير العمليات بيانات حول العمليات القديمة لمقارنتها أمام النتائج الحالية ليقرر إذا ما كان من الممكن تطوير العمليات في مكان العمل. مدراء التسويق من جهة أخرى، يحتاجون المعلومات ليصنعوا قراراتهم بشأن التسعير، وقنوات التوزيع والترويج...
أنواع أنظمة معلومات الإدارة:
هناك العديد من أنواع MIS المتوفرة في عالم أعمال اليوم، نذكر منها:
• Information reporting
• Decision support
• Executive information system
• Human Resource Information System
تقدم أنظمة التقارير Information reporting أنواعاً معينة من المعلومات لصنع قرارات بنيوية، بينما تمنح أنظمة دعم القرار Decision support للمستخدمين أنماطاً أو نماذجاً عن قرارات تسمح لهم بالتعامل مع البيانات للتركيز على النتائج البديلة الممكنة و المترتبة على القرارات.
من جهة أخرى تسمح أنظمة دعم قرار المجموعة لأعضاء المجموعة بالتفاعل مع بعضهم بعضاً مستخدمين الحواسيب للتشارك في المعلومات والحلول.
وتوفر أنظمة المعلومات التنفيذية Executive information system معلومات لتسهيل اتخاذ القرارات الإستراتيجية. توفر هذه الأنظمة برنامجاً يقوم بتحليل كميات كبيرة من البيانات لإظهار معلومات آنية بشكل واضح.
نموذجياً توفر هذه الأنظمة وصولاً سريعاً إلى مصادر المعلومات الداخلية أو الخارجية على حد سواء.
في حين تم تصميم نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) Human Resource Information System لجمع وتخزين وتحليل واستعادة البيانات المتعلقة بالموارد البشرية الخاصة بالشركة. قد تتضمن المعلومات التي تم جمعها وتحليلها في HRIS مستوى الراتب الوظيفي، سجل الرواتب في الشركة، الحالة الراهنة للفوائد القانونية للموظف واستخداماتها، بالإضافة إلى مخزون المهارات الذي يحتفظ بسجلات مهارات الموظف التي يتميز بها: التي توظف على أساسها والتي اكتسبها في الشركة.
يمكن أن تضاف هذه إلى سجل إدارة الأداء الذي يحتفظ بسجل دائم التحديث لمراجعة أداء كل موظف. من المهم حماية خصوصية وأمن HRIS، بحيث لا يستطيع المستخدمون غير المفوضين بالوصول إلى بيانات الموظف الحساسة.
دافيد بالكين
تشمل أنظمة المعلومات كل ما يتعلق بتقانة المعلومات من أجهزة وبرمجيات، بالإضافة إلى الموارد البشرية التي تحول البيانات إلى معلومات.
تستخدم أنظمة المعلومات الحديثة ما يسمى بـ (مراقب الأعمال) لتحليل المعلومات، ويمكننا أن نميز أنواعاً مختلفة من أنظمة المعلومات في الشركات.
أنظمة المعلومات التشغيلية:
يحفظ نظام معلومات التشغيلية السجلات، ويدعم العمليات والقرارات على مستوى استراتيجي. يمكن أن تكون هذه الأنظمة جزءاً من نظام معلومات الإدارة بشكل حقيقي، وإلا تبقى أنظمة منعزلة.
أنظمة ضبط المعالج:
وتستخدم لمراقبة وتشغيل الجهاز والأجهزة الأخرى. يمكن أن يقوم نظام ضبط المعالج بتحذير المشغل عند ارتفاع درجة حرارة الجهاز، على سبيل المثال، أو يمكن أن تضبط سرعة الحزام الناقل.
أنظمة الأتمتة المكتبية:
وتستخدم لحفظ البيانات ونشر المعلومات المطلوبة للشركة. على سبيل المثال، تستطيع أنظمة البريد الإلكتروني وأنظمة الاتصال الإلكتروني الأخرى بنشر المعلومات عبر الشركة، وإلى زبائن الشركة، بل وإلى الجماهير أو العامة.
أنظمة معالجة الصفقات Transaction Processing:
وتستخدم لحفظ البيانات الخاصة بالصفقات مثل المخزون، المبيعات، عمليات الشراء... يمكن الاستفادة من المعلومات المأخوذة عن أنظمة معالجة الصفقات في عمليات فوترة الزبائن، وإدارة جداول الرواتب في الشركة. تمتلك العديد من مراكز التسوق أنظمة معالجة الصفقات تتصل بصناديق المحاسبة. تسجل هذه الأنظمة بيانات حول البنود المباعة، والفواتير المسددة، وتفيد البيانات المأخوذة من أنظمة معالجة الصفقات في صنع القرارات الإدارية.
أنواع أخرى من أنظمة المعلومات:
إلى جانب أنظمة المعلومات التشغيلية، وأنظمة معلومات الإدارة يوجد بعض أنظمة المعلومات المتقدمة التي تم تطويرها، فأنظمة الخبير على سبيل المثال تعتبر أكثر أنظمة المعلومات المعقدة توفراً.
نظام الخبير:
يستخدم نظام الخبير المعرفة البشرية في الحاسوب لحل المشكلات التي تحتاج عادة إلى خبرة بشرية. تعتبر أنظمة نوع من الذكاء الصناعي. المبدأ الذي تقوم عليه هذه الأنظمة هو اللجوء إلى المعرفة المتخصصة بمشكلة معينة، تطبيق المقدمات والنتائج، شرح الحل، ومن ثم التعلم من التجربة.
أنظمة الشبكة العصبية:
هناك أيضاً أنظمة الشبكة العصبية كنوع آخر من أنظمة المعلومات. يحاكي البرنامج الحاسوبي هذا خلايا الدماغ وتستطيع الأنظمة فيه من التمييز بين النماذج أو الأنماط والاتجاهات من خلال إعادة ربط مئات المتغيرات. يمكن لهذه الأنظمة أن تنجز العديد من العمليات بشكل متزامن، مع إدراك الأنماط، وإجراء الروابط، وتعميم المشكلات التي لم تصادفها من قبل، والتعلم من خلال التجربة.
أنظمة معلومات الإدارة:
بالطبع ليست جميع أنظمة المعلومات أنظمة معلومات إدارة. نظام معلومات الإدارة management information system (MIS) هو نظام معلومات يقدم المعلومات للمدراء لمساعدتهم في صنع القرارات. وبالرغم من أن برامج MIS تقدم عادة الدعم للإدارة الإستراتيجية، فإن جميع أنواع الإدارة اليوم تستخدمها بشكل أساسي.
يحتاج مدير العمليات بيانات حول العمليات القديمة لمقارنتها أمام النتائج الحالية ليقرر إذا ما كان من الممكن تطوير العمليات في مكان العمل. مدراء التسويق من جهة أخرى، يحتاجون المعلومات ليصنعوا قراراتهم بشأن التسعير، وقنوات التوزيع والترويج...
أنواع أنظمة معلومات الإدارة:
هناك العديد من أنواع MIS المتوفرة في عالم أعمال اليوم، نذكر منها:
• Information reporting
• Decision support
• Executive information system
• Human Resource Information System
تقدم أنظمة التقارير Information reporting أنواعاً معينة من المعلومات لصنع قرارات بنيوية، بينما تمنح أنظمة دعم القرار Decision support للمستخدمين أنماطاً أو نماذجاً عن قرارات تسمح لهم بالتعامل مع البيانات للتركيز على النتائج البديلة الممكنة و المترتبة على القرارات.
من جهة أخرى تسمح أنظمة دعم قرار المجموعة لأعضاء المجموعة بالتفاعل مع بعضهم بعضاً مستخدمين الحواسيب للتشارك في المعلومات والحلول.
وتوفر أنظمة المعلومات التنفيذية Executive information system معلومات لتسهيل اتخاذ القرارات الإستراتيجية. توفر هذه الأنظمة برنامجاً يقوم بتحليل كميات كبيرة من البيانات لإظهار معلومات آنية بشكل واضح.
نموذجياً توفر هذه الأنظمة وصولاً سريعاً إلى مصادر المعلومات الداخلية أو الخارجية على حد سواء.
في حين تم تصميم نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) Human Resource Information System لجمع وتخزين وتحليل واستعادة البيانات المتعلقة بالموارد البشرية الخاصة بالشركة. قد تتضمن المعلومات التي تم جمعها وتحليلها في HRIS مستوى الراتب الوظيفي، سجل الرواتب في الشركة، الحالة الراهنة للفوائد القانونية للموظف واستخداماتها، بالإضافة إلى مخزون المهارات الذي يحتفظ بسجلات مهارات الموظف التي يتميز بها: التي توظف على أساسها والتي اكتسبها في الشركة.
يمكن أن تضاف هذه إلى سجل إدارة الأداء الذي يحتفظ بسجل دائم التحديث لمراجعة أداء كل موظف. من المهم حماية خصوصية وأمن HRIS، بحيث لا يستطيع المستخدمون غير المفوضين بالوصول إلى بيانات الموظف الحساسة.